Ein av hovudoppgåvene til kommunekontakten er å utarbeide analyser og kartlegging av arkiv i kommunen. Arkivanalyse vert tilbydd som ein del av basistenestene. Føremålet er å avdekkje omfanget av arbeide som står ugjort, kva arbeide som er riktig å gjennomføre og i kva rekkjefølgje. Ei arkivanalyse er grunnlag for ein tilstandsrapport som er ein del av internkontrollarbeidet for arkiv. 

IKA Hordaland tilbyr som del av basistenestene ei arkivkartlegginga som ledd i arbeidet med å etablere og styrke relasjonen til kommunen som eigar samt avdekkje behovet for å ta ut fleire tenester enn det som er dekka i avtalane kommunane allereie har med oss. 

Ei arkivanalyse kan vere aktuell i mange samanhenger, men felles er at analysa bør komme før:

  • endringar, omorganiseringar eller virksomheitsoverdragelse
  • periodisering, eller periodiske oppgåver, innføring av nye ordningsprinsipp
  • samanslåing av arkiv eller arkivdeler eller overgang til digitale arkiv
  • oppgraderingar, skifte av system, nytt system
  • deponering og ordning av arkiv eller overføring av arkiv til bortsetjing
  • digitalisering t.d. skanning av tekniske arkiver
  • eit tilsyn frå Arkivverket

Ei solid analyse og ein påfølgande tilstandsrapport, bidreg og til at administrativt og politisk nivå vert meir bevisst på kommunen si arkivutvikling. Tilstandsrapporten kan brukast til vurdere tiltak og følgje opp lovkrav og nasjonale føringar innan arkivfeltet. Kjenneteikn ved ein god arkivrapport

  • forankring i kommunen, fyrst og fremst blant administrasjon og kommuneleiinga men og blant politikare
  • framstiller data og informasjon på ein lettfatteleg og forståeleg måte
  • analyserer kommunen sine resultat og set desse i lys av lovpålagte krav og nasjonale føringar
  • gjev gode og utfyllande faglege vurderingar basert på ei effektiv og rasjonell gjennomføring av lovkrava
  • formulerer mål og tiltak som er tilpassa kommunen sitt behov
  • kan argumentere for kva som er relevante tiltak
  • konkretiserer og prioriterer tiltaka og koplar desse mot lovpålagte oppgåver og nasjonale føringar