Arkivplan og internkontroll

Etter arkivforskifta § 4 skal alle offentlege organ til ein kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal vise korleis arkivfunsjonen er organisert, og kva slags instruksar, reglar, planar som er gjelande for arkivarbeidet. 

Her finn du arkivplanane til våre eigarkommunar:

Etne, Sveio, Bømlo, Stord, Fitjar, Tysnes, Kvinnherad, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Voss, Kvam, Samnanger, Bjørnafjorden, Austevoll, Øygarden, Askøy, Vaksdal, Modalen, Osterøy, Alver, Austrheim, Fedje og Masfjorden

IKA Hordaland har utarbeidet eit hjelpehefte for arkivplan og internkontroll. Heftet er ei samling av informasjon og rettleiing som tidlegare har vore ein del av kurs og informasjon vi har jobba med, samt erfaringar vi har gjort i samband med Arkivverket si tilsynsverksemd hjå eigarkommunane våre. 

1.1. Bakgrunn og formål

Før ein startar det omfattande arbeidet med å utarbeide ein arkivplan, bør ein planlegge og kunne konkretisere kva ein ønskjer å oppnå og bruke ein arkivplan til.

Refleksjonsspørsmål:

• Kvifor har kommunen ein arkivplan?
• Kva er kommunen sitt formål med ein slik plan?

Døme på problemstillingar og punkt ein kan nytte:

• Det opplagde er at kommunen har ein arkivplan fordi det er lovpålagd, vis difor til forskrift om offentlege arkiv § 4 og riksarkivarens forskrift § 1-1.
• Skal arkivplanen nyttast som eit reiskap? Ved at fagleiar som dokumentasjonsforvaltninga/arkivtenesta nyttar arkivplanen som eit reiskap i arbeidet, vil denne få god oversikt over eigen organisasjon og korleis ein på best mogleg måte kan få «orden ei eiget hus».
• Skal arkivplanen nyttast som kvalitetssikring? Då arkivplanen skal implementerast som ein del av kommunen sin internkontroll jf. forskrift om offentlege arkiv § 4, er det viktig å legge til rette for ei dokumentasjonsforvaltning av god kvalitet. Eit godt og systematisk arbeid med arkivplan vil gjere denne jobben enklare også for å få synleggjort arbeidet ein gjer i leiinga og resten av organisasjonen.
• Skal arkivplanen nyttast som eit styringsverktøy? Om ein brukar arkivplanen som eit reiskap for å legge til rette for ei dokumentasjonsforvaltning av god kvalitet, kan ein også nytte arkivplanen som eit styringsverktøy, for å utarbeide strategiar, planar og heile tida forbetre prosessane i dokumentasjonsforvaltninga i kommunen.

Eit døme på korleis dette kan skildrast:

Modalen kommmune sin arkivplan

1.2. Internkontroll og årshjul

Jf. forskrift om offentlege arkiv § 4 skal leiinga i kommunen sjå til at arkivplanen vert ein integrert del av kommunen sin internkontroll. Dette kan løysast på fleire måtar. Det fyrste du bør gjere er å finne ut av om kommunen har eit verktøy for internkontroll og om det faktisk blir brukt i kommunen.

Arkivarbeidet skal ikkje ha ein eigen seperat interkontroll, men vere implementert i det eksisterande arbeidet kommunen har med internkontroll. Kapittel 25 i kommunelova omhandlar internkontroll, og gir kommunane spesifikke minstekrav til kva ein internkontroll skal innehalde. I arbeidet med å etablere internkontroll kan det vere lurt å involvere den som jobbar med IT-sikkerheit, risiko, kvalitetsstyring og økonomistyring i kommunen, da dette omfattar store delar av verksemda. Lag ein oversikt over kva kommunen ønsker å skildre i arkivplanen, kva man øsnker å skildre i andre styringsverktøy og lag ein strategi for korleis dette skal bli utført i praksis. 

Ein viktig del av internkontroll er å ha kontroll på avvik og det er viktig å tenke igjennom korleis ein handterer avvik i dokumentasjonsforvaltninga/ arkivtenesta. Om ein nyttar arkivplan.no er det ikkje noko godt system for dette her, medan i andre styringssystem er det ofte ein funksjonalitet for dette. Det er viktig å lage gode rutinar for avvik og handsaming av desse.

Refleksjonsspørsmål:

• Har kommunen eit internkontrollsystem? Og er det ein integrert del av kommunen, blir det brukt av alle og eventuelt korleis blir det brukt?
• Korleis skal arkivplanen og internkontrollen nyttast, for å på best mogleg måte skape ein god dokumentasjonsforvaltning i kommunen? Kva skal skildrast kor, til dømes rutinar, instruksar, planar osb.?
• Har kommunen utarbeida eit årshjul? Er arkivtenesta ein del av dette årshjulet?
• Kven skal gjere kva? Og når og korleis skal oppgåver gjerast? (sjå figur under utarbeida av Digitaliseringsdirektoratet)
• Korleis handterer kommunen avvik? Kven skal arkiv-/fagleiar rapportere til?

Kjelde: Digitaliseringsdirektoratet: Internkontroll/sytringssystemer - Etableringsaktiviteter

Tips:

Kartlegg kven som skal gjere kva, når det skal gjerast og korleis. Lag eit årshjul saman og avgjer kor informasjonen skal dokumenterast. Det er viktig å lage ein oversikt over kor informasjonen ligg. Det er ingenting i regelverket som seier kva for plattform informasjon skal skildrast, men det er derimot 10 eit krav om kva som skal dokumenterast. Om informasjonen ligg i forskjellege system, så lag ein oversikt over kor ting er dokumentert.

Arkivverket, Digitaliseringsdirektoratet og KS har utarbeida rettleiarar for internkontroll som kan vere nyttige å sjå på.    

1.3. Politisk organisering

• Lim inn eit bilde/fil som viser kommunen si politiske organisering.

1.4. Administrativ organisering

• Legg inn eit bilde/fil som viser kommunen sitt organisasjonskart.
• Last opp eventuelle eigarskapsmeldingar og ei oversikt over samarbeid kommunen har med andre kommunar, selskap og føretak. 

1.5. Ansvar og mynde

Å skildre ansvar og mynde i arkivplanen er særs viktig. Her må det avklarast og visast heilt konkret kva for ansvar og mynde arkivtenesta og arkiv-/fagleiar har, ikkje berre internt på avdelinga, men og ute i organisasjonen. 

Refleksjonsspørsmål:

• Har kommunen vedteke delegeringar knytt til arkivansvar og mynde? (Om ein ikkje har dette ligg ansvaret hjå rådmannen).
• Er eventuelle delegeringar skriftlege og konkrete?
• Kva konkret ansvar og mynde har arkiv-/fagleiar?
• Kven skal arkiv-/fagleiar rapportere til?
• Har fagleiar fått delegert ansvar og mynde skriftleg?
• Kva ansvar og mynde har arkiv-/fagleiar overfor ytre einingar, IKT, og andre samarbeid?

Tips:

Om dette ikkje finst i kommunen tilrår vi at arkiv-/fagleiar snarleg tek tak i problemstillinga. Utarbeid gjerne eit utkast som rådmannen kan jobbe vidare med, det er da større mogelegheit for at du får organisert dokumentasjonsforvaltninga på den måten du som arkiv-/fagleiar ønskjer, og at du får konkretisert arbeidsoppgåvene dine som også gjer det enklare å jobbe med dette i kommunen. Delegeringar bør vere så konkrete som moglege. Sjå eit døme på dette i arkivplanen til Osterøy kommune.

1.6. Organisering av arkivtenesta/dokumentasjonsforvaltninga

Under dette punktet skildrar du korleis arkivtenesta eller dokumentasjonsforvaltninga i kommunen er organisert. Vi tilrår at ein brukar ei funksjonsbasert tilnærming og ser på kva funksjonar kommunen har dokumentasjonsplikt. Det mest oversiktlege er å lage eit visuelt organiseringskart, som kan limast inn som et bilde/fil. Legg gjerne på forklaringar.

Refleksjonsspørsmål:

• Korleis er funksjonane i kommunane organisert?
• Oppgåver, kven gjer kva?
• Skildring av dokumentasjonspliktene til funksjonane?
• Kven skal levere dokumentasjon?
• Finst det funksjonar kommune har satt vekk? Til dømes kommunale samarbeid. Kven tek vare på dokumentasjonen i slike samarbeid?

Tips:

Om ein synes dette er uoversiktleg i eigen kommunen kan ein utføre eller få hjelp til å utføre ein funksjonsanalyse. Om ein vel å utføre ein slik analyse tilrår vi at ein samstundes gjer ei bevaringsvurdering av dokumentasjonen. Eit døme på eit visulet kart som skildrar organisering av arkivtenesta/dokumentasjonsforvaltninga finn du hjå Sandnes kommune.

1.7. Oppdatering av arkivplan

Ein viktig del av å jobbe med dokumentasjonsforvaltninga som ein integrert del av arbeidet med internkontroll i kommunen er at ein kontinuerleg jobbar målretta og systematisk med dokumentasjonsforvaltninga.

Kontroll og revisjon av arkivplanen skal difor inn i kommunens sitt årshjul og ein skal minst 1 gong i året jf. årshjulet revidere og kontrollere arkivplanen og sjå etter at den skildrar dokumentasjonsforvaltninga i kommunen. Revisjon og oppdatering av arkivplanen må difor skildrast heilt konkret, med ein spesifikk dato som frist.

Refleksjonsspørsmål:

• Kven har ansvar for å jobbe med og oppdatere arkivplan?
• Når på året skal dette skje?
• Kva gjer vi med dei historiske arkivplanane?

Tips:

Om kommunen nyttar arkivplan.no, så legg inn varsel på e-post i god tid før revisjonsdato.

Dette kapittelet gjev det overordna rammeverket for krav og plikter kommunen har som offentleg verksemd. Det er viktig å ha ein god oversikt over lover og forskrifter kommunen må følgje. I tillegg er det naudsynt å ha ein god oversikt over andre sentrale retningslinjer som kommunen skal følgje.

2.1. Lov og forskrift

Kva for lover og forskrifter styrer kommunen sin dokumentasjonsforvaltning. Det er viktig at kommunen viser kva for føresegn som styrer krav og plikter kommunen har til ei kvar tid.

Tips:

Lag oversikt med lenker til Lovdata. Har kommunen tenesta Lovdata Pro tilbyr denne varsling om endringar i regelverket.  

2.2. Sentrale krav, instruksar og retningslinjer

Det finst også ein del krav til kommunen sin dokumentasjonsforvaltning utanfor lov og forskrift. Kvar einskild kommune må sjølv sjå igjennom kva som er aktuelt for kommunen å ta med her, men det kan vere retningslinjer, instruksar og andre krav.

Tips:

Sjå eit døme på Modalen sin arkivplan.

2.3. Revisjonar og tilsyn

Om kommunen har fått revisjon eller tilsyn, til dømes frå Arkivverket, skal eventuelle pålegg bli lagt inn i arkivplanen. Ein skal også legge inn planar for å løyse pålegga med ein tids- og kostnadsplan. Når alle pålegga er lukka bør prosessen bli dokumentert.

3.1. Rutinar, instruksar og retningslinjer

Før ein startar dette arbeidet bør ein ha tatt kontakt med dei/den som jobbar med kommunen sin internkontroll. Mange kommunar har kvalitetssikringssytem som er godt implementert i kommunen og som alle einingane nyttar. Da kan det vere hensiktsmessig å bruke kvalitetssikringssystemet til å skildre rutinar for dei einskilde funksjonane i kommunen og heller nytte arkivplanen som eit arbeidsverktøy for arkiv/-fagleiar kor arkivrutinar vert skildra. Om kommunen ikkje nyttar kvalitetssikringssytem må ein skildre rutinar for alle funksjonar i kommunane i arkivplan. Underkapitla vil difor variere frå kommune til kommune.

Det kan også vere lurt å samarbeide med andre einingar i kommunen, då desse ofte kjenner dokumentasjonsplikta for sitt område godt. Ein idé kan vere å opprett arbeidsmøter med dei andre einingane, kor ein går igjennom arbeidsprosessane og går igjennom rutinar og samkjører desse saman.

Refleksjonsspørsmål:

• Nyttar kommunen fleire verktøy for å samle rutinar, instruksar og retningslinjer? Og kva nyttar dei forskjellige funksjonane i kommunen? Til dømes styringsverktøy og verktøy for intern kommunikasjon. Kartlegg dette.
• Kva for retningslinjer er det å finne internt i kommunen? Retningslinjer er ofte noko leiinga jobbar med, og skildrar kva som skal gjerast og kven. Til dømes kva oppgåver har dokumentsenteret og ytre einingar? 
• Kva rutinar har kommunen og kva manglar? Hugs å kartlegge for fagsystem.
• Korleis er dokumentfangsten i kommunale samarbeid? Kva rutinar, retningslinjer og instruksar har de, og kva manglar?
• Er dokumentasjonspliktene kommunen har kartlagt?
• Er det hensiktsmessig å invitere einingar til arbeidsmøter?
• Kven skal ha ansvar og mynde for at utvikling, revisjon og oppfølging av rutinar, retningslinjer og instruksar vert følgt?

Tips:

Det er mange måtar og løyse dette kapittelet på. På arkivplan.no kan du sjå eit døme på korleis Osterøy kommune har valt å løyse dette:

• Osterøy kommune nyttar arkivplanen til å skildre alle rutinar, instruksar og retningslinjer i arkivplanen (internkontrollen) i arkivplan.no inntil vidare, planen er at ein no skal legge til rette for ein funksjonsbasert struktur som vidare skal nyttast i KF Kvalitet.

Tips - arbeidsprosess:

Vi tilrår at ein strukturerer arkivplanen funksjonsbasert. Grunnen til dette er at ein da ikkje treng å ta omsyn til om det skjer organisatoriske endringar i kommunen og slik endre oppsettet kvar gong det skjer ei endring. I tillegg til ein funksjonsbasert arkivplan tilrår vi at ein ser på arbeidsprosessar, som til dømes prosessen «post». Bryt ned til kva oppgåver som skjer i den prosessen og legg inn rutinar, instruksar og retningslinjer i desse stega. Under finn du eit døme på ein arbeidsprosess for post i kommunen.

• Mottak: dvs. rutinar inngåande post/henvendingar, som til dømes papirpost, digitalpost (e-post, SvarInn, Altinn og elektroniske skjemaløysningar).
• Registrering: korleis registrer til dømes telefon, sms, teams og vidare rutinar for journalføring i kommunen.
• Kvalitetssikring: kva for rutinar/sjekklister har kommunen jf. kvalitetssikring? Steg-for-steg.
• Utsending: rutinar for korleis kommunen sender ut, til dømes SvarUt. 
• Innsyn: rutinar og retningslinjer for korleis kommunen praktiserer innsyn, til dømes offentlege postlister. Korleis handterer ein førespurnader frå innbyggjar og andre? Driv kommunen med meir offentlegheit?

3.2. Bevaringsvurdering/verdivurdering av dokumentasjon

Jamfør forskrift om offentlege arkiv (§ 15) og riksarkivarens forskrift (§§ 7 21-34) er det konkrete bevaringspåbod på dokumentasjonen kommunen produserer, i tillegg skal kommunen utføre bevaringsvurdering av all dokumentasjon den produserer sjølv om det ikkje er konkrete bevaringspåbod (riksarkivarens forskrift §7-23).

Refleksjonsspørsmål:

• Kva dokumentasjonsplikter har kommunen? (også jf. særlover)
• Har kommunen utarbeida ein bevaringsplan?
• Skal kommunen kassere dokumentasjon? Kva vurderingar er gjort kring dette og kva er planen for kassasjon?
   

Tips:

• IKA Hordaland har saman med Øygarden kommune utarbeida eit forslag til bevaring – og kassasjonsvurderingar for kommunale funksjonar. Denne kan kommunen ta utgangspunkt i, men det er viktig at den einskilde kommunen går igjennom dette mal-forslaget, for å sjå korleis det passar inn i eigen kommune. Ta kontakt med IKA Hordaland for å få malen.
• I arkivplan.no har vi lagt inn ein mal for alle kommunale funksjonar med minste krav til bevaringspåbod jf. riksarkivarens forskrift §§ 7 21-34. Denne er ein enklare form av B/K- malen.

Inndeling av arkiva og dokumentasjonen slik du ser under har bakgrunn i regelverket og forskjellege definisjon og krav til arkivet ut frå aspekt som alder, om arkivet er periodisert eller deponert (jf. arkivlova, arkivforskrift og riksarkivarens forskrift).

4.1. Aktive arkiv

Her må kommunen legge inn alle aktive arkiv og system i kommunen. Om ein nyttar arkivplan.no finst det ei mal her for elektroniske system og arkivseriar. Vi tilrår at ein også her nyttar ei funksjonsbasert tilnærming for å strukturer dette.

4.2. Bortsett arkiv

Legg inn ei oversikt over alle arkiv kommunen har bortsett, og om ein har bortsett arkiv hjå IKA Hordaland.

4.3. Deponerte arkiv

Legg inn ein oversikt over alle arkiv og system kommunen har deponert til IKA Hordaland. Nokre kommunar har også avlevert alt bortsatt arkiv, då kan ein slå desse saman i oversikta. Spør oss om å få ut ei liste over alle arkiv dei har hjå seg og kva som er ordna.

4.4. Tapte arkiv 

Det er viktig å dokumentere arkiv som er tapt. Lag ein oversikt over alle tapte arkiv ein veit om i kommunen.

Generelt refeleksjonsspørsmål til kapittel 4:

Kva arkiv og system nyttar kommunen? Hugs at det gjeld heile kommunen, også fagsystem ute hjå einingane.

Generelle tips til kapittel 4:

• Kartlegg arkivet og lag bestandsoversikt. Har du arkivplan.no, kan du nytte appen til dette arbeidet. Om du ikkje nyttar arkivplan.no kan du få Excel-mal av oss som skildrar kva informasjon som skal vere med.
• IKA Hordaland gjennomførte i 2014 kartlegging av elektroniske arkiv hjå eigarkommunane, denne kan godt nyttast som utgangspunkt for kartlegging av arkiva og denne lista kan også leggast inn i arkivplanen. Her finn ein oversikt over dei da, aktive og avslutta systema, om noko er tapt og om det gjort uttrekk og deponert.
• Hugs at inndelinga over er uavhengig av format, til dømes kan kommunen har bortsett elektroniske arkiv, som til dømes historiske basar.

5.1. Planlegging – periodisering, bortsetting og depot

Jf. arkivforskrifta § 13 og riksarkivaren sin forskrift §§ 4-3 - 4-6 skal kommune skildre korleis dei handsamar arkiva sine og vidare at kommunen skal avlevere eldre og avslutta arkiv til depot jf. arkivforskrifta §18.

Vi tilrår difor at kommunane lagar planar for dette arbeidet. Desse planane bør konkretisere tidsbruk og økonomi som skal til for at kommunen kan fylle krav i lov og forskrift.

Refleksjonsspørsmål:

• Ønskjer kommunen å periodisere arkiva sine, når og kor ofte skal det gjennomførast og på kva for arkivsystem eller papirarkiv?
• Kvar skal kommunen ha sitt arkivdepot? Skal ein ha eiget? Bruke IKA Hordaland? Andre?
• Når framover (tidsplan) skal arkiva: 
  • periodiserast?
  • deponereast? 
  • bortsettast og kor mykje vil dette koste?

Tips:
Lag eit Excel-dokument med ein overordna oversikt, som konkretiserer planane. Oversikta bør vidare innehalde kva system eller arkiv dette gjeld, når (spesifikk dato) denne skal periodiserast, bortsettast eller deponerast, kostnader for dette og ansvar for gjennomføring.

5.2. Depotordning

Kommunen må skildra kva slags depotordning ein nyttar og korleis denne depotordninga fungerer, som rutinar, retningslinjer, ansvar, mynde osb. Om kommunen til dømes nyttar IKA Hordaland til depot, må avtala som regulerer dette skildrast her. Om ein sjølv har depot må det skildrast kor kommunen sitt depot er lokalisert og kven som har ansvar for depot, og korleis dette vert styrt.

Refleksjonsspørsmål:

• Har kommunen eiget depot eller kjøper han denne tenesta?
• Korleis fungerer depotordninga? Kven har ansvar for kva? Og korleis vert dette styrt?
• Kva rutinar, retningslinjer og instruksar finst for depotordninga?

Tips:

• Om du nyttar IKA Hordaland som depot har vi utarbeida ei rekkje med rettleiarar, sjekklister og tenesteskildringar. Ta konktak med oss for å få desse. Dømer på desse dokumenta er:
  • Tenesteskildring, avtale og produksjonslinje for digitalt- og papirdepot
  • Hjelpehefte for deponering av personregister
  • Hjelpehefte for deponering av administrative arkiv
  • Hjelpehefte for deponering av elektroniske arkiv
• Om kommunen har eiget depot, må kommunen skildra at dei stettar dei lovpålagde krava til depot, i tillegg til alle rutinar, retningslinjer og instruksar ein nytter i samband med depot og overføring av arkiv til kommunen sitt depot.
• Når det gjeld digitalt depot, følgjer IKA Hordaland produksjonsløypa utvikla av KDRS. 

6.1. Handsaming av elektroniske system

IKA Hordaland har utarbeida ein sjekkliste basert på kapittel 3 i riksarkivarens forskrift. Denne er sendt på e-post til arkiv-/fagleiar i eigarkommunane. Her går vi igjennom steg for steg kva som skal skildrast jf.  riksarkivarens forskrift kapittel 3.

6.2. Beredskap

Kommunen pliktar jf. kapittel 5 (§ 14) i Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret; å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse.

I forskrift om kommunal beredskapsplikt (§4) blir minstekravet til ein beredskapsplan skildra. Når det gjeld kommunen si arkivteneste vil særleg §4 c og e vere viktig å skildre.

Refleksjonsspørsmål:

• Har kommunen beredskapsplan og er dokumentasjonsforvaltninga/arkivtenesta ein del av den?
• Er fagleiar/arkivleiar for dokumentasjonsforvaltninga/arkivtenesta inkludert i dette arbeidet?

Tips:
Sjekk Arkivverket sine Arkivvettreglar i krisetid. 
 

6.3. Naudprosedyrar

Legg inn naudprosedyrar som omhandlar alle delar av dokumentasjonsforvaltninga /arkivtenesta, som back up, utilgjengeleg system, sopp- og vasskade på arkiva.

Refleksjonsspørsmål:

• Har kommunen skildra alle sine naudprosedyrar?
• Er alle skildra i arkivplanen eller i eit anna styringsverktøy? Kva ligg kor?
•  Kven har ansvar for å oppdatere slike rutinar, retningslinjer og instruksar?

6.4. Risikovurderingar

Det er nesten ingen kommunar som har gjennomført risikovurderingar konsekvent, men det er viktig å hugse på at dette skal de utføre. Artikkel 35 i GDPR pålegg kommunane (som behandlingsansvarlig) å «vurdere personvernkonsekvensar» ved å utføre DPIA (Data Protection Impact Assessment) når ein tek i brukt ny teknologi. Vidare er det lista opp eit minstekrav til kva ei slik risikovurdering (DPIA) skal innehalde i artikkel 35 punkt 7 a – d.

Vi tilrår ikkje å legge inn sjølve risikovurderingane, men lag eit avsnitt som skildrar korleis kommunen jobbar med informasjonstryggleik og følgjer personvernforordninga. I tillegg kan ein lage ei liste over system, områder og oppgåver det er utført ei risikovurdering på.

Her finn du personvernforordninga.

Refleksjonsspørsmål:

• Kva system nyttar kommunen, er det gjort ei risikovurdering av desse?
• Har systemet innebygd personvern og personvern som standardinnstilling jf. artikkel 25?
• Føl kommunen prinsippa for handsaming av personopplysningar jf. artikkel 5?
• Er det gjort risikovurderingar av korleis kommunen handsamar personopplysningar? Til dømes vurderingar som kva kan gå galt, finst det svakheiter? Kva kan kommunen gjere for å minske risikoen?

Tips:

• Gjer ei kartlegging over kva som er gjort av risikovurderingar (sjølve vurderinga skal ikkje leggast ut i arkivplanen) og samstundes lag ei liste over kva områder, system, oppgåver og prosessar som bør risikovurderast. Til dømes lokal, system, rutinar knytt til handsaming av personopplysningar, system kommunen nyttar.
• Digitaliseringsdirektoratet har god informasjon om korleis og kvifor ein skal utarbeide risikovurderingar. Dette kan du lese meir om på Digitaliseringsdirektoratet sine heimesider.

6.5. Eksterne databehandlarar

Jf. artikkel 28 i personopplysningslova §1 skal kommunen som behandlingsansvarleg ha avtaler med andre som behandlar personopplysningar på vegne av kommunen, jf. artikkel 28 (3). Ei databehandlaravtale er ei avtale mellom databehandlar og behandlingsansvarleg i kommunen. Desse avtalene skal sikre at personopplysningar blir behandla i samsvar med regelverket og at den set klare rammer for korleis ein databehandlar kan behandle opplysningar.

Meir informasjon om dette finn ein på Datatilsynet sine heimesider. 

Refleksjonsspørsmål:

• Har kommunane databehandlar jf. personvernforordningen artikkel 28 ?
• Har kommunen avtaler med alle som behandlar personopplysningar for kommunen?

Tips:
Vi tilrår at ein lagar ei liste over alle databehandlarar kommunen nyttar, jf. personvernforordningen artikkel 28 nr. 3. Her finn du eit døme frå Modalen kommune.

7.1. Strategi og verksemdplanar for dokumentasjonsforvaltninga i kommunen

Det er ikkje eit krav om at dette må skildrast i ein arkivplan, men vi tilrår at kommunar ved arkiv-/fagleiar tenkjer igjennom ein strategi for dokumentasjonsforvaltninga/arkivtenesta i kommunen. Om ein har klare strategiar og  verksemdplanar vil arbeidet med å få viktige utfordringar og problemstillingar og fagleiar sine behov opp på eit leiarnivå i kommunen.

Refleksjonsspørsmål:

• Har kommunen ein definert målsetting for dokumentasjonsforvaltninga si?
• Har kommunen ein strategi for å ivareta personvern og informasjonstryggleik?

Tips:
Dømer på problemstillingar kan vere;

• Vi må digitalisere (desse) arkiva då det skapar betre og meir brukarvennlege tenester for innbyggjarane våre…
• Vi har som mål å effektivisere sakshandsaminga ved å…..
• Vi må frigjere plass og må difor digitalisere arkiva våre…
• Vi vil ta i bruk [teknologiske verktøy] for å forbetre arbeidsprosessane våre….
• Vi har som mål å auke sjølvbetening, for å klare det må vi …….

Her kan du sjå eit døme frå Lørenskog kommune på korleis ein kan lage ei strategi for dokumentasjonsforvaltninga i kommunen.

7.2. Kompetanseplan for dokumentasjonsforvaltninga

I kommunen sin internkontroll er det ei viktig leiaroppgåve å sjå til at opplæring, verktøy, lokale og kompetanse til å utføre sitt arbeid på ein god, effektiv og sikker måte. Det vil med andre ord si at det er rådmannen (om dette ikkje  er delegert til andre) sitt ansvar som øvste ansvarleg å sjå til at dokumentasjonsforvaltninga i kommunen har den nødvendige kompetansen og nok ressursar til å utføre arkivarbeidet i kommunen på ein god måte jf. lov og forskrift.

Vi tilrår difor at fagleiar/arkivleiar får oversikt over kompetansen ein treng for å utføre både lovpålagde krav og dei målsetningane kommunen har satt for dokumentasjonsforvaltninga. Gjer ei kartlegging av kompetansen og verktøy ein nyttar, og vidare ein plan for kva ein treng i framtida. Ved å ha oversikten i arkivplan på dette området vil det, saman med strategiar og planar, gje føringar for kva dokumentasjonsforvaltninga i kommunen har av kompetanse, men også kva ein treng for å nå dei strategiane og målsettingane kommunen har satt.

Det er vidare viktig at opplæring internt i kommunen vert prioritert, til dømes av nye tilsette og i samband med at nye system vert implementert. Lag gode rutinar og retningslinjer for dette.

Tilleggsdokumentasjon utarbeida av IKA Hordaland:

1. Sjekkliste for handsaming av elektroniske dokument (sendt til kommunane i desember 2019)
2. Hjelpehefte for ordning av administrative arkiv
3. Hjelpehefte for ordning av personregister
4. Hjelpehefte for uttrekk til digitalt depot
5. Mal for bevaring- og kassasjon for kommunalt arkivmaterialet
6. Oppsett med overordna bevaringsvurderingar

Desse dokumenta er tidlegare sendt til eigarkommunane, men om du ønskjer å få nokre av desse dokumenta tilsendt ta kontakt med IKA Hordaland på post@ikah.no.